Con un HRMS, se pueden eliminar los procesos manuales, como clasificar recibos y certificados médicos. Las reclamaciones y las licencias ahora se pueden rastrear directamente en el sistema y los gerentes de recursos humanos pueden obtener los datos relevantes cuando sea necesario. Tener un sistema central de recursos humanos también significa que todos los datos de los empleados se pueden almacenar en un solo lugar, lo que lo hace más organizado y manejable. El personal de recursos humanos puede examinar la información de cualquier empleado con un solo clic y puede actualizar fácilmente los perfiles cuando lo considere oportuno. Las funciones de filtro en un HRMS también significa que encontrar datos específicos es rápido y sin problemas. Las funciones de programación y ausencia en un HRMS también ayudan a los gerentes a organizar la mano de obra de manera más efectiva ya que siempre sabrán quién está de vacaciones y quién está en la oficina.
Además, la utilización de un HRMS hace que la incorporación de nuevos empleados sea muy conveniente ya que los datos recién importados se estandarizarán con el resto de la información de los empleados en la plataforma. Además, con la información almacenada en una plataforma integrada en lugar de en papel o archivos de computadora dispersos, el riesgo de perder material importante de los empleados se reduce significativamente.
En general, un HRMS permite que una organización almacene más que solo los datos personales básicos de sus empleados. Por lo general, permite que los gerentes de recursos humanos ingresen otra información, como los derechos de licencia, el estado, el salario y la progresión profesional de un empleado. Esto ayuda a optimizar la gestión de datos, ya que el personal de recursos humanos puede realizar un seguimiento y actualizar fácilmente una gran cantidad de información en tiempo real a través de la plataforma.
Además, con la herramienta de progresión profesional, un gerente de recursos humanos podrá monitorear qué empleados han estado trabajando en un puesto durante mucho tiempo y deben recibir un ascenso. Las evaluaciones de desempeño también pueden almacenarse en el HRMS, esto ayuda a los gerentes a monitorear qué empleados han estado cumpliendo con las expectativas y cuáles necesitan un pequeño empujón. Esta información ayuda a garantizar que una organización recompense a sus empleados de manera justa por el trabajo que realizan y que los empleados se sientan valorados.
Un HRMS también ayuda a cumplir con los estándares de cumplimiento. Por ejemplo, cuando se generan recibos de sueldo mensuales en la plataforma, el HRMS garantiza que cumplen con los requisitos de IRAS y MOM. Algunas plataformas incluso utilizan el Esquema de inclusión automática (AIS) en su plataforma, lo que significa que la información de ingresos de un empleado se incluirá automáticamente en la evaluación del impuesto sobre la renta de un empleado. Otras funciones incluyen el cálculo automático de las contribuciones de CPF y GST para las reclamaciones realizadas. Esto quita una gran carga del hombro del gerente de recursos humanos, ya que pueden estar seguros de saber que siempre están al tanto de las regulaciones actuales y que los salarios de los empleados se generan con precisión.
Una de las mayores ventajas de adoptar un HRMS es la capacidad de los empleados de acceder a herramientas de recursos humanos autoadministradas. Las plataformas de recursos humanos permiten a los empleados iniciar sesión en el sistema con sus propias credenciales y controlar sus derechos de beneficios en cualquier momento que lo deseen. Pueden hacer convenientemente su propio permiso y presentar solicitudes a través del sistema, evitando la tarea de tener que acercarse al personal de Recursos Humanos para tareas tan triviales. Esto aumenta el compromiso de los empleados y ayuda a mejorar la satisfacción de los empleados. Con los empleados atendiendo sus propias necesidades, el personal de recursos humanos ya no es bombardeado con interminables demandas y preguntas. Por lo tanto, ahora pueden centrarse en tareas más estratégicas, como reducir la rotación de empleados y mejorar la cultura y la moral de la empresa.